Artikkeli

Miten tilataan hääbändi ja mitä kannattaa kysyä?

Tarjouspyyntöjen laatiminen ja bändin yleiset toimintatavat.

Ensimmäisessä kirjoituksessani sivutinkin jo asiaa tarjouspyynnöistä ja siitä miten välillä kuulen että niihin ei vastauksia bändiltä saa kirveelläkään. Nyt pyrin avaamaan sitä asiaa mahdollisimman selvästi jotta voisit laatia tarjouspyynnön jossa on kaikki oleellinen ja voit välittää sen saman pyynnön useille artisteille.

 

Varsinkin häiden kohdalla kesä on kovinta sesonkiaikaa joten,
Kohta 1:
Ole ajoissa liikkeellä
Näin vältyt useilta “olemme jo varattuja” vastauksilta tai siitä että viestiin ei edes vastata. Parhaimmat artistit varataan jo hyvissä ajoin ja noin vuotta ennen kannattaa olla liikkeellä jolloin tarjontaa on vielä runsaasti. Kuitenkaan liian aikaisin ei kannata alkaa kyselemään jolloin voi käydä niin että bändi näkee asian liian kaukaisena eikä vaivaudu vastaamaan (tyhmästi toki toimittu bändiltä mutta näin se vaan monesti menee)

 

Kohta 2:
Mitä, missä ja milloin??
Yleensä “Mitä” kohtaan annetaan vastaus esim. häät, mutta tärkeämpää on kuitenkin missä ja milloin.
Matka vaikuttaa automaattisesti kuluihin joka yleisesti lisää tarjousta tehdessä keikan kokonaishintaa. Monet bändit pitävät myös keikkoja myydessään kilometrirajaa jonka kauemmas ei mennä jottei päivästä tulisi kohtuuttoman pitkä. Kerro siis selvästi missä tilaisuus järjestetään (kaupunki, paikka ja osoite).

Trubaduureja lukuun ottamatta on esiintyjiä aina enemmän kuin yksi joten kerro heti mikä päivä tilaisuus järjestetään jotta bändin yhteyshenkilö voi varmistaa kaikilta onko päivä vapaana.

Tarjouspyyntö on myös paljon uskottavampi kun päivä ja paikka ovat jo tiedossa, tällöin esiintyjä ei saa sellaista kuvaa että “kunhan tässä nyt vaan kysellään.”

 

Kohta 3:
Tärkeitä kysymyksiä.
On hyvä kysyä muutamat kysymykset heti alkuun koska muuten luultavasti kysyt ne seuraavassa viestissä, eli näin taas säästetään kaikkien aikaa ja asiat liikkuvat nopeasti eteenpäin.

– Kysy bändin hintaa joka sisältää kaikki kulut. (Matkat, äänentoiston, esiintymisen keston eli settimäärän) Näin hinta selviää kerralla ja ei tarvitse miettiä tuleeko päälle muita kuluja.

– Kysy kuinka pitkä esiintyminen bändillä on normaalisti illan aikana. Yleensä se on 3x45min joka on useasti erittäin toimiva ratkaisu. (Alempana perustelen miksi on näin)

– Jos haluat että bändi tuo soittimet soittovalmiuteen jo ennen kuin vieraat saapuvat juhlapaikalle niin tiedustele onko se mahdollista. (ja yleensä se on). Jos kuitenkin soitto tapahtuu vaikka erillisessä tilassa jolloin soittimet voisi tuoda ilman häiriötä kesken juhlan niin ilmoita siitä bändille, lupaan että arvostavat tätä tietoa.

– Normaalisti bändin äänentoistoa voi käyttää esim taustamusiikin soittamiseen jolloin tilaaja tuo vaikka oman tietokoneen missä musiikki on. Monesti myös mikkejä saa lainata puheiden pitämiseen ja juontoihin. Kysy nämä kuitenkin bändiltä etukäteen niin ei synny sekaannuksia. Kannattaa varata myös joku oma soitin juhlaan mukaan sillä bändin lopetettua he keräävät tavarat ja poistuvat paikalta, tällöin ei musiikkia enää voi bändin laitteista kuunnella.

– Normaalisti bändin hintaa kuuluu muutamien toivekappaleiden toteutus ja tämä kannattaa myös kysyä bändiltä heti alussa. Toki pitää muistaa että bändin kokoonpanosta ja kappaleesta riippuen se ei aina kuulosta täysin samalta kuin alkuperäinen levyversio joten varaudu siihen, en kuitenkaan tarkoita että se kuulostaisi huonolta.

Näillä tiedoilla saa jo todella mainion tarjouspyynnön johon on helppo bändin vastata, ei siis todellakaan monimutkaista. Nyt voit tehdä yhden hyvän tarjouspyynnön jonka lähettää monelle.

 

 

Yleisiä käytäntöjä bändeillä

Seuraavassa listaan yleisiä toimintatapoja joita bändeillä on, toki muutamia poikkeuksia löytyy aina.

Yleinen soittoaika yksityistilaisuuksissa (settien määrä)?

Todella normaali käytäntö on että bändi, duo tai trubaduuri soittaa häissä 3x45min pituiset setit (tämä ei siis koske Dj:tä tai koomikoita yms. niihin palaamme myöhemmin)

Tämä on hyväksi todettu määrä ja todella useasti varsin riittävä. Toki bändiltä voi tiedustella pidempää soitto-aikaa tai vastaavasti lyhyempää. Harvemmin kuitenkin lyhyempi esim. 2x45min setit vaikuttavat hintaan koska suurin osa bändin ajasta menee odotteluun, laitteiden kasaamiseen ja purkuun. Kotiintuloaika ei siis luultavasti aikaistuisi vaikka olisi yksi setti vähemmän.

Lupasin perustella miksi 3x45min on riittävä soittomäärä ja tässä olisi perustelu:

Bändiä on turha laittaa soittamaan liian aikaisin sillä normaalisti varsinkin häissä ensimmäiset 3-4 tuntia menevät ruokailuihin, kahveihin, puheisiin ja kaikkeen sellaiseen mikä tavallaan “sitoo” vieraat penkkeihin. Jos bändi aloittaa heti tämän rupeaman jälkeen on tuloksena useasti se että vieraat siirtyvät ulos seurustelemaan ja viettämään “vapaata aikaa”, tällöin bändin eka setti menee kuuroille korville. (olen itse todistanut tämän liian usein). Tästä syystä onkin hyvä jättää bändin aloitus lähemmäs iltaa jolloin muodollisuudet ovat ohi, ihmiset ovat vapautuneempia ja bändi pääsee tekemään työtään eli viihdyttämään.

 

Mitä bändi soittaa illan aikana?

Minulta useasti kysytään hääparin puolesta bändin ohjelmistoa ja sitä että voiko siihen vaikuttaa. Bändiltä kyllä saa ohjelmiston mutta se kannattaako siihen vaikuttaa on toinen asia?

Bändit pyrkivät yleensä lukemaan illan aikana yleisöä niin että kappaleet toimisivat suurimmalle osalle juhlakansaa koko illan. Jos siis bändi huomaa että jokin musiikkityyli ei juhlissa toimi niin tuskin ne sillä tyylillä jatkavat tai sitten olet valinnut väärän bändin. Toki bändille voi ja on syytäkin kertoa jos haluaa että ensimmäinen setti on vaikka iskelmää ja viimeiset kaksi menevämpää musiikkia. Voit myös kertoa että pidät kovasti vaikka 90-luvun musasta yms. Tarkempia linjauksia ei kuitenkaan kannata tehdä sillä yleensä hääpari puhuu silloin omasta musiikkimaustaan eikä koko satapäisen vierasjoukon puolesta. Tarkoituksena kuitenkin varmaan on että yleistunnelma olisi paras mahdollinen. Jättäkää siis bändille valta kappalevalinnoissa, kyllä ne tietävät mikä toimii.

 

Ruokailu

Bändi tekee yleensä noin 16-20 tunnin työpäivän häiden eteen ja odottavat hääpaikalla useita tunteja joten arvostavat todella paljon jos saavat illan aikana ruokaa. Pyri järjestämään mahdollisuus siihen. Vältä seuraavaa kysymystä jonka monesti kuulee, “pitopalvelun ruoka maksaa meille 35€ henkilöltä, jos bändi syö juhlissa niin vähennetäänkö se keikkapalkasta?” Tuossa lauseessa on kyllä idea ymmärrän sen mutta etsi mieluummin vaikka halvempi vaihtoehto bändin ruokailuun sillä tuo lause herättää aina bändissä negatiivisen mielialan. Nälkäisenä ei ole kiva soittaa.

 

Aikataulut myöhässä

Jos aikataulut myöhästyvät ja bändi ei ehdi soittamaan sovittua määrää älä pyydä alennusta, sillä tuskin se on bändin vika. Suunnittele aikataulut siis niin että pelivaraa löytyy. Yllätyspuheet ja ohjelmat voivat helposti myöhästyttää aikatauluja paljonkin.

 

Vinkki

Välillä kun suuri määrä ihmisiä saapuu juhlapaikalle voi bändin äänenvoluumi olla pienempi tai suurempi kuin soittimia kytkiessä tyhjälle salille olivat kokeilleet. Tällöin jos huomaat bändin aloittaessa että vaikka laulu kuuluu huonosti, ilmoita siitä välittömästi bändille. Asia varmasti korjataan. Jos asian ilmoittaa keikan jälkeen niin siitä ei enää silloin kauheasti hyötyä ole.

 

 

Seuraavassa kirjoituksessa annan ideoita mikä olisi paras vaihtoehto miettiä sopivaa esiintyjää juhliin. Monesti murheena on Budjetti, Tilan koko, Musiikkityyli jne. Yleensä myös ajatellaan että häissä PITÄÄ olla bändi vaikka olisi vähän huonompikin mutta kunhan on bändi. Onko asia niin, eikö DJ voisi olla yksi vaihtoehto? Jos tuskailet näiden asioiden parissa niin lue myös seuraava kirjoitus ja tykkää Facebookissa Ohjelmanurkka Oy:n sivusta jotta pysyt ajantasalla. Vastaan mielelläni myös kaikkiin kysymyksiin ja mietteisiin mitä kirjoitukset herättävät.

 

Matias Heikkilä
Ohjelmanurkka Oy
0445700551
matias@ohjelmanurkka.fi

Menu